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【ご利用者様向け】意外と厄介な「委任状」の正しい使用方法〜どぉぉぉしてもご本人様ご来店不可の場合

投稿日:2021年11月16日 更新日:

「代理人」は最終手段

今回は、「委任状」について。皆さんご存知かもしれませんが、携帯電話のご契約や、契約内容の変更のお手続きの際には、「ご契約ご名義のご本人様」のご来店が必要となります。

しかし、中には、「本人が仕事でどうしても来られないので、代わりに配偶者である私が契約に来た」とか、「名義は親だが実際に使っているのは僕だから僕だけ来ればいいじゃない?」という方もいらっしゃいます。

身近で、今や存在が当たり前になってきた、携帯電話やスマートフォン。しかしこれも、マンションの賃貸や、生命保険などのように、「契約」のもとにご提供しているサービスです。契約や、変更手続きは、ご本人様でないと出来ないというのが「基本」です。

しかし、「どうしても」という場合、「代理人」による手続きが出来る場合もありますが、その際にキーとなってくるものが、この「委任状」です。

ご名義ご本人が書いた「委任状」があれば、家族の方等が代理で手続き出来る場合もあります。

※キャリアや、店舗によっては、委任状がなくても、「ご本人様への電話確認」のみで手続き出来る場合もあります。正式な内容は、各店舗に直接お問い合わせください。

委任状を記入するのは誰

実際、委任状を持ってご家族の方がご来店されるケースはよくありますし、それでお手続きをさせて頂く事も、よくあります。

しかし、この「委任状」というものの認識を、間違えていらっしゃる方が、意外と多いんですよねぇ。

一番多い、お客様の勘違いは、「委任状を記入する人」です。

委任状というものは、

「契約者」が「代理人」に「今回のこの手続きを委任します」

という意思を証明するための書類です。なので、この書類は、

「契約者」ご自身で『全て』記入

しないといけないのです。

ここまでの文章をお読み頂き、「当たり前じゃん」と思われる方も多いと思いますが……。

委任状に対する勘違いで、一番多いもの。それは、上記に書いた、『「契約者」ご自身で『全て』記入しないといけない』という部分の、『全て』のところです。

委任状の中には必ず、「契約内容(今回代理人に委任する手続き内容)」「契約者の氏名や住所など」「代理人の氏名や住所など」などなどの記入欄があります。

一番多いのは、「契約内容」や「契約者氏名住所」までは契約者本人が書いているが、「代理人氏名住所」だけ、「代理人」の方が書いている、というものです。

「自分の情報だから自分が書けばいい」と思われているのか、または「名前の部分は自分の署名として自分が書かないといけない」と勘違いされているのか、明らかに、その部分だけ字体が違うという事が散見されます。

しかし、これが大きな間違いなのです。

委任状というものは、

契約者が「私は、この住所の、この名前のこの人に、この手続きを委任します」という意思表示のための書類

なので、代理人の氏名や住所も、契約者ご本人が書かないといけないのです。そうでないと、意味がないのです。

また、以前に実際にいらっしゃったのが、「契約内容」や「契約者の氏名や住所」まで記入され、「代理人の氏名や住所」の部分が未記入のまま、代理人の方が店頭に持って来られて、代理人情報の部分を代理人の方が販売員の目の前で記入しようとしたのです。「ペン貸して!」とポップな感じで言ってこられました。これはもう問題外なのです。

ここまでの文章をお読み頂いた方で、内容にご納得頂いた方であれば、上記のような「店頭にお持ち頂いた時点で(記入必須の項目に)空白がある委任状に、代理人の方が手を加える」という事が、書類として意味をなし得ないものとなってしまう、という事も、お分かり頂けると思います。

そして、このような、いわゆる「不備」の状態の場合、手続きをお断りせざるを得ません。「これくらいいいじゃない」と思われるかもしれませんが、その委任状は多くのキャリアでは、パソコンのスキャナで読み込んだり、タブレットのカメラスキャナで撮影し、契約内容と同時に登録センターに送信されます。そこで不備が発見されると、我々販売員の『コンプライアンス違反』となります。そう簡単に、店舗や、一販売員の判断で『これでいいです』という判断を出せるものではありません。

「代理人受付」よりご本人来店

他にも、委任状をご用意頂く際の注意点に関して、以下に挙げさせて頂きます。

が、正直、販売員の本音としては、『契約者ご本人様のご来店』をお願いしたいところなのです。なんせ、上記や下記のような「不備」があった時に、悪気がないのに勘違いなどで不備となったお客様に、『これではお受け付けできません』という案内をするのは、本当に忍びないし、申し訳ないのです。正直、販売員も『これくらいはいいかな』と思ってしまう事もあるのですが、契約のもとでは、『ダメなものはダメ』なのです。

また、中には「今月中に買い替えしたいんだけど、今月中に(名義人の)旦那が来れる日がないから、(代理人として妻である)私が来るしかないのよ。仕方ないじゃないのよ!」と、キレ気味におっしゃる方もいらっしゃいましたが、それに関しては正直、『じゃあもっと早くに来いよ』と思うのです。余程のブラック企業じゃない限り、休みは取れるでしょ?と思うのです。

『契約』『名義人』というのは、そういうものです。

では、委任状の注意点をご紹介します。

代理人受付注意点①あくまで全てご本人様が記入する事

これは上記の通りです。

代理人受付注意点②記入日の記入

これがまたよくある不備!

多くの書類には、その書類を記入した日を書く欄が、書類の右上の「すみっコ」にありますよね?委任状も例外ではありません。

細かい事を言うようですが、この「記入日」の書き忘れも『不備』になります!「これくらい〜」と、来店の代理人様が書こうとする方もおられますが、何度も言う通り、委任状は『全て契約者が記入』が原則。代理人の方が少しでも手を加えてしまうと『不備』となります。もちろん、販売員が書く事もできません。

このような書類には必ず『ご記入日、作成日から○ヶ月間有効』などの規定があります。なので「記入日」の記入も重要。たかが記入日、されど記入日、なのです。

こういう『記入日』の欄って、どうしても、「すみっコ」にありますから、忘れがちですよね。でも、「すみっコ」でも、大事な項目には変わりありませんから、どうか、契約者に書いて頂く際には、「すみっコ」まで、書き忘れがないか、ご確認頂きたいと思いますみっコ。

ただ、このあたりはキャリアによっては『契約者に電話にて確認の連絡』などで、『有効』とする場合もあります。詳しくは窓口でご確認、ご相談下さい。

代理人受付注意点③契約内容の部分の記入忘れなどの不備

ここも大事な注意点です。「(代理人に委任する)契約内容」の欄です。

例えば、

「本体代金を分割払いにて機種変更。さらに現在保有のポイントも使って本体代金割引。そして、現在使用中の端末に関しては下取りに出す」

という手続きを、契約者が代理人に委任する場合。

委任状の契約内容欄には、「この手続きを委任する」という意思表示のために、『□機種変更』というような感じで、契約者がレ点のチェックを入れる欄があります。

しかし、キャリアによってはこの欄に、『□機種変更』という項目以外で、

『□個別信用購入あっせん契約(=本体代金分割払い)』
『□ポイント使用』
『□下取り』

という項目がある場合があります。

簡単に「機種変更だから」と、『□機種変更』の項目だけ契約者がチェックを入れていて、分割、ポイント使用、下取りの項目にチェックを入れていない場合、『それらの手続きは委任されていない』という扱いとなり、書類上は、

『機種変更で本体代金は一括払い、ポイント使用不可で、下取りも出来ない』

という事になってしまうのです。

こちらも、キャリアや店舗によっては、ご名義の方に電話で確認して対応可能な場合もありますが、これ即ち、そこでご本人様に電話が繋がらなかった場合は、対応出来ず、当日の受付が出来なくなるという事になります

また、『電話での確認は不可。委任状に記入されている通りでないと受付できない』というキャリアや店舗もあります。記入すべき部分に関しては細かく確認をしましょう。

※もちろん、委任状の書式はキャリアによって違いますので、細かい内容は、実際の各キャリアの委任状にてご確認下さい。

代理人受付注意点④委任状以外にも必要な書類がある

委任状だけ持ってくれば何でも出来る、というわけではありません。契約者の本人確認書類、代理人の本人確認書類など、他に必要なものがあります。また、その書類は『コピーで可能』な場合もあれば、『原本持参必須』の場合もあります

さらに、手続きによっては、代理人が「家族でなければいけない」という場合もあります。双方の本人確認書類で「住所が同じ=家族」と証明できればいいのですが、例えば「通学のために1人暮らししていて、携帯の契約名義が親だけど、実家が遠くて同伴が無理なので、自分1人で契約したい」という場合、双方の「住所が違う」ため、家族である事を証明するための書類が別途必要になる場合があります。その代表的なものが『戸籍謄本』です。戸籍謄本は取得が面倒だしお金もかかるので、渋られるお客様も多いですね。

【番外】名義変更について

……ね?代理人受付って面倒でしょ?

また、もう1つの対処方法として、もう思いきってショップで名義を変えてしまう、という手もあります。それはそれで『名義変更』というとても面倒な手続きがありますが、それを一度しておくと、あとはその新しい名義の方お一人のご来店で、基本的には何でもできるようになるのです。

『名義変更』に関しては、「引き落とし先の口座(カード)の名義が夫なので、私(妻)は契約名義になれない」と仰る方もいらっしゃいますが、「契約名義」と「引き落とし口座名義」が別の名義でもご契約は可能です(最初のご契約、口座設定の際にのみ双方の来店が必要な場合があります)。

まとめ

以上。あくまでも、『ご契約の権限は全て、ご契約ご名義のご本人様である』という事をご理解頂き、可能な限りは、ご本人様のご来店によるお手続きを、おすすめ致します。

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